Système de dénonciation

1. Pourquoi ?

Le code de conduite et d'éthique d'AbsoluteYou contient nos valeurs d'entreprise et nos lignes directrices en matière de comportement. Nous nous efforçons de clarifier nos valeurs et principes d'entreprise qui régissent notre comportement professionnel et personnel et nous nous engageons à vivre notre mission de manière éthique. Cette procédure complète notre vision et nos principes en matière de dénonciation, tels qu'ils sont énoncés dans le code de conduite et d'éthique. Elle fournit un cadre pour l'établissement de rapports internes et le suivi des allégations de mauvaise conduite. Nous pensons que toute personne croyant de bonne foi que des pratiques contraires à l'éthique ou une mauvaise conduite sont en cours peut et doit sensibiliser l'opinion publique à ce sujet. Ce règlement a également été adopté pour mettre en œuvre la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes signalant des infractions au droit de l'Union, ainsi que la législation belge transposant la directive en droit national. L'objectif global de la directive européenne et de la loi belge est de protéger les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles et d'exiger des organisations publiques et privées qu'elles mettent en place des procédures formelles de signalement interne et de suivi des signalements. Nous insistons sur le fait qu'il est de la responsabilité de chacun de contribuer et de maintenir une culture de transparence et d'ouverture, à l'abri des représailles. En particulier, la direction d'AbsoluteYou a l'importante responsabilité d'agir conformément à nos valeurs fondamentales et à nos politiques. Ils doivent non seulement montrer l'exemple, mais aussi soutenir les membres de leur équipe dans le respect de ces principes.

2. Qui ?

Ce règlement de dénonciation d'AbsoluteYou est conforme aux règles européennes et belges et s'applique non seulement aux (anciens) employés et aux travailleurs indépendants, mais aussi aux actionnaires, directeurs, superviseurs, bénévoles et stagiaires (rémunérés ou non), aux candidats à l'emploi et à toute personne travaillant sous la direction d'entrepreneurs ou de fournisseurs. Toutes ces parties peuvent utiliser les canaux de signalement internes décrits dans le présent règlement et sont protégées par AbsoluteYou contre les représailles. Dans le présent règlement relatif aux dénonciations, AbsoluteYou fait référence à AbsoluteYou BV.

3. Objet.

Cette politique régit la manière dont Absoluteyou traite les allégations ou les preuves de (tentatives de) violations de la loi, de l'éthique ou de la légitimité par toute personne associée à Absoluteyou (les " infractions à signaler "). Cette politique classe les violations à signaler dans différentes catégories en fonction de leur nature et de leur gravité :
1) Les infractions relevant du champ d'application de la directive européenne et de la loi belge, à savoir les infractions relatives à :
⦁    Sécurité et conformité des produits ;
⦁    Marchés publics ;
⦁    Services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
⦁    Sécurité des transports ;
⦁    La santé publique ;
⦁    Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ;
⦁    Radioprotection et sûreté nucléaire ;
⦁    La fraude sociale ;
⦁    Fraude fiscale ;
⦁    Protection des consommateurs ;
⦁    Protection de l'environnement ;
⦁    Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union et/ou liées au 
marché intérieur ;
⦁    Protection de la vie privée et des données personnelles, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
La politique de dénonciation d'Absoluteyou s'applique non seulement aux infractions commises sur le lieu de travail, dans les lieux publics et privés, mais aussi aux infractions liées à toutes les activités professionnelles telles que (liste non exhaustive) :
⦁    Lors de déplacements professionnels
⦁    Par le biais de la communication liée au travail
⦁    dans un logement fourni par l'employeur, par exemple lorsqu'il s'agit de fournir des installations résidentielles à des personnes sur le lieu de travail
⦁    Lors de conférences, de séminaires ou de cours de formation
⦁    Lors d'événements après le travail
Absoluteyou souligne et s'engage à protéger contre les représailles toutes les personnes qui signalent de bonne foi des infractions présumées ou réelles (tentatives).

4. Comment ?

Il est essentiel de détecter, de traiter et de remédier aux violations du droit de l'Union en temps utile. La mise en place de canaux de signalement des infractions ou des fautes ("dénonciation") joue un rôle crucial à cet égard. Cette politique de dénonciation vise à fournir des canaux internes pour signaler des observations ou des constatations concernant des infractions (présumées) affectant Absoluteyou, sans avoir à suivre la voie hiérarchique ou le canal habituel. Elle ne remplace pas mais complète les procédures existantes de traitement des plaintes (individuelles) ou des irrégularités. Des canaux de dénonciation ont été mis en place pour signaler les (tentatives de) comportements illégaux, contraires à l'éthique ou non légitimes lorsqu'ils ne peuvent être signalés par les canaux habituels, tels que le supérieur hiérarchique direct, le directeur des ressources humaines ou une autre personne désignée. Nous encourageons tous les employés d'Absoluteyou, les anciens employés, les travailleurs indépendants, les actionnaires, les personnes appartenant à l'organe d'administration, de gestion ou de supervision, les bénévoles et les stagiaires, les candidats à l'emploi, toutes les personnes travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs à signaler toute forme de violation ou d'inconduite présumée ou réelle par le biais des canaux internes spéciaux mis en place par Absoluteyou. Nous prenons tous les rapports reçus au sérieux et nous nous engageons à enquêter sur chacun d'entre eux.

Vous pouvez nous faire part de vos observations de différentes manières :

Si possible, discutez du problème avec votre supérieur hiérarchique en personne, par téléphone ou par courrier électronique.

Melissa Maes 
RH 
Melissa.maes@absoluteyou.be
Payroll@absoluteyou.be
+ 32 499 75 82 51 
051 40 31 50

Bien qu'Absoluteyou espère que le signalement d'un problème par le biais des canaux de signalement internes apportera un soulagement suffisant et soit donc préférable, il peut y avoir des circonstances où il est plus approprié de signaler un problème directement à un organisme externe. Le cas échéant, vous pouvez signaler votre problème directement au Médiateur fédéral.

5. Traitement et recherche

Vous recevrez une confirmation de chaque rapport dans un délai d'une semaine. Le responsable du signalement vous indiquera également si le signalement est considéré comme une faute éventuelle ou s'il doit être traité dans le cadre des procédures normales. Si nécessaire, le responsable du signalement enquêtera sur le rapport avec le comité de dénonciation (composé d'un juriste de l'entreprise, d'un expert juridique des ressources humaines, d'un responsable de l'audit et d'un responsable des opérations). Au cours de l'enquête, le responsable du signalement peut également vous demander des explications supplémentaires (via SPOT ou, si possible, directement). En vertu de la directive européenne, Absoluteyou doit respecter le droit des personnes citées dans le rapport d'être entendues et de consulter leur dossier. Cela se fait dans le respect de l'anonymat et de la confidentialité du rapport et du rapporteur et sans entraver l'enquête. Dans les trois mois suivant la confirmation, le responsable du rapport vous informera autant que possible de l'enquête et de toute mesure prise. Il tiendra compte de toute question de confidentialité ou de respect de la vie privée concernant toute personne faisant l'objet du rapport. Tous les rapports restent confidentiels et les informations ne sont partagées qu'en cas de nécessité. Les données de chaque rapport ne seront pas conservées plus longtemps qu'il n'est nécessaire et approprié pour répondre aux exigences de la directive. Absoluteyou traite toutes les données personnelles recueillies dans le cadre de la présente politique de dénonciation conformément à la législation applicable et ne les utilise que pour atteindre les objectifs de cette politique.

6. Non-rétorsion

L'identité du reporter et toute autre donnée permettant de déduire directement ou indirectement l'identité du reporter sont gardées confidentielles dans toute la mesure du possible. Ces données ne peuvent être divulguées que s'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l'Union ou le droit national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. Si des données sont divulguées, le rapporteur en est informé avant que son identité ne soit divulguée, à moins que ces données ne compromettent l'enquête ou la procédure judiciaire en cours. Le rapporteur qui agit de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables bénéficie d'une protection contre les représailles en vertu du présent règlement sur les dénonciations. Le fait de signaler une violation (potentielle) de bonne foi et sur la base de motifs raisonnables n'entraîne aucune répercussion, même si le signalement s'avère par la suite infondé. Cela signifie que l'auteur du signalement ne peut être désavantagé de quelque manière que ce soit à la suite de son signalement. Si le journaliste démontre qu'il est puni, traité injustement ou désavantagé de toute autre manière en raison de son signalement, il est présumé que le dommage a été infligé en représailles du signalement, à moins que la personne qui a pris la mesure négative puisse démontrer que cette mesure était fondée sur des raisons justifiées et n'avait aucun lien avec l'acte de signalement du journaliste. Si l'enquête montre qu'un rapport était faux ou fait de mauvaise foi, cela peut constituer un motif pour prendre des mesures appropriées et raisonnables à l'encontre du rapporteur. Toute personne qui ne se conforme pas à ces règles peut faire l'objet de mesures disciplinaires, y compris le licenciement.